Situatie 3: De verzoeker wil het verzoek niet duiden

Om de juiste documenten te kunnen verzamelen en beoordelen moet je begrijpen waar de verzoeker precies naar op zoek is. Dat blijkt niet altijd duidelijk uit het verzoek. Dan heb je als Woo-behandelaar duiding nodig van de verzoeker bij het vaststellen van de informatiebehoefte, of de precisering van het verzoek. Helaas kan het gebeuren dat de verzoeker hier niet aan wil meewerken aan de duiding, ook niet na uitleg waarom je de informatie nodig hebt. 

Acties

  • Behandel het Woo-verzoek naar eigen interpretatie
    • Probeer de verzoeker duidelijk te maken waarom je zijn hulp nodig hebt bij de interpretatie van het verzoek. Als de verzoeker niet (inhoudelijk) reageert op vragen over de reikwijdte van het verzoek, kun je immers niet controleren of je de juiste beoordeling hebt gemaakt van de informatiebehoefte.
    • Maak een eigen inschatting van de informatiebehoefte van de verzoeker als een reactie uitblijft. Bepaal op basis daarvan de reikwijdte, een richting voor de zoekstrategie en zo nodig een prioritering. Stel ook een bijbehorende afhandeltermijn vast en of je in deelbesluiten werkt.
      • Let op! Een eigen interpretatie van een verzoek is alleen aan de orde als de verzoeker niet of onvoldoende meewerkt aan het overleg.
    • Communiceer naar de verzoeker dat je door uitblijvende reactie zelf een interpretatie hebt moeten maken, hoe je het verzoek interpreteert en wat de verzoeker kan verwachten binnen welke termijn. 
    • Leg ook in het uiteindelijke besluit de interpretatie van het verzoek goed uit: hoe ben je hiertoe gekomen?
    • Is het naar verwachting niet mogelijk om de wettelijke beslistermijn te halen? Zie dan ook situatie 4 voor meer informatie.

    Begrip van de rechter
    We zien in de jurisprudentie dat de rechter begrip heeft voor bovenstaande werkwijze en de verzoeker in zo’n geval ook geen schadevergoeding aan het bestuursorgaan op voor zaken als vertraging of een ‘gebrekkige’ openbaarmaking oplegt. Het is immers aan de verzoekers eigen gedrag te wijten dat de interpretatie niet overeenkomt met zijn informatiebehoefte.

  • Stel het verzoek (formeel) buiten behandeling bij onvoldoende precisering

    De verzoeker moet bij zijn verzoek de aangelegenheid vermelden waarover hij informatie wenst te ontvangen. Die aangelegenheid mag niet ‘te algemeen geformuleerd’ zijn (artikel 4.1 lid 4 en 5, Woo). Is dat wel zo, dan moet het bestuursorgaan binnen twee weken na ontvangst aan de verzoeker vragen het verzoek te preciseren.

    • Kan of wil de verzoeker niet meewerken aan precisering terwijl dit toch echt noodzakelijk is, dan kan je besluiten het verzoek niet te behandelen. Dit is een Awb-besluit (artikel 4.1 lid 6, Woo).

    Let op! Dit besluit moet genomen worden binnen twee weken nadat de verzoeker geantwoord heeft op de vraag om precisering (en het Woo-verzoek hiermee nog steeds te algemeen geformuleerd is) of binnen twee weken nadat de verzoeker de deadline heeft laten verstrijken. Deze deadline kan natuurlijk wel verlengd worden. Zorg ervoor dat dit altijd is vastgelegd, zodat duidelijk is wanneer de deadline is verstreken. 

Juridisch kader

  • Termijn voor buiten behandeling stellen vanwege onvoldoende precisering

    De termijn van twee weken, voor het buiten behandeling stellen bij onvoldoende precisering, is een korte maar harde en fatale termijn. Dit vereist dus dat een besluit om een verzoek niet te behandelen echt wordt genomen binnen de genoemde twee weken.

    De termijn voor het preciseringsverzoek is echter niet fataal. Er kan bijvoorbeeld ook tijdens de bezwaarprocedure om een precisering worden gevraagd, als blijkt dat dit tijdens de behandeling van het Woo-verzoek niet (juist) is gedaan. Tijdens de volledige heroverweging van het Woo-besluit kunnen dergelijke gebreken hersteld worden. 

    Wordt het besluit later genomen, dan kan de bestuursrechter het besluit vernietigen. Betekent dit dat het bestuursorgaan dan alsnog het onvoldoende gepreciseerde verzoek in behandeling moet nemen, met alle gevolgen van dien? Nee niet noodzakelijk; de rechter kan ook beslissen de rechtsgevolgen van het vernietigde besluit in stand te laten. Die lijkt daar overigens in het bijzonder gevoelig voor wanneer het bestuursorgaan juist extra moeite en termijn heeft gestoken in het helpen van en overleggen met de verzoeker voor het preciseren. Als de verzoeker zich dan niet bereid toont om mee te werken, zijn houding leidt tot extra overleg en het verstrijken van de tijd, en het bestuursorgaan altijd duidelijk is geweest dat de consequentie van niet preciseren is dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen, dan wordt de termijnoverschrijding het bestuursorgaan vergeven.